PERSONVERNERKLÆRING FOR JUSSHJELPA I NORD-NORGE

Sist endret 10.09.2020

  1. Innledning

Denne personvernerklæringen gjelder for Jusshjelpa i Nord-Norge, org.nr: 989974645 (heretter også kalt «vi» eller «oss»). Vi er behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet her. Du finner kontaktinformasjonen vår nederst i personvernerklæringa.

Personopplysninger er opplysninger som kan kobles til deg som person. Det kan være navn, telefonnummer og adresse, men også andre opplysninger som kan knyttes til deg.

Vi må ha et lovlig grunnlag for å kunne behandle personopplysninger om deg. Vi skal ikke samle inn flere opplysninger enn deg enn vi må for å innfri formålet med behandlingen.

I denne erklæringen vil vi informere deg om våre grunnlag for å behandle personopplysninger, om hvordan vi behandler opplysningene og informere deg om dine rettigheter i denne forbindelse.

  1. Hvem vi behandler personopplysninger om

Denne personvernerklæringen gjelder vår behandling av personopplysninger for:

  • deg som henvender deg til oss for å få juridisk bistand.
  • deg som er involvert i saker vi bistår i.
  • deg som vi får informasjon om gjennom saker vi bistår i.
  • deg som er besøkende på vår nettside.

 

  1. Typer personopplysninger, formål og rettslig grunnlag

Her vil vi gi en oversikt over hvilke typer personopplysninger vi behandler, hvilke formål vi har når vi behandler personopplysninger og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

Etablering av klientforhold:

Når du kontakter oss for å spørre om hjelp, må vi finne ut om vi kan hjelpe deg. Det kan være situasjoner der vi allerede har påtatt oss å hjelpe andre som er involvert i den samme saken. Da kan vi være bundet av etiske regler som gjør at vi ikke kan hjelpe deg.

For å finne ut om vi kan hjelpe deg, så gjør vi et søk i våre systemer basert på opplysninger du har gitt oss. Normalt vil det omfatte ditt fulle navn. Det kan også innebære sjekk av ditt telefonnummer, din adresse og hva saken gjelder. Det kalles en uavhengighetssjekk eller konfliktavklaring.

Uavhengighetssjekken er et lovlig formål med grunnlag i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

Hvis vi finner ut at vi kan se nærmere på saken din, så registreres kontaktinformasjonen din i vårt klient- og saksbehandlingssystem. Disse opplysningene er fullt navn, adresse, telefonnummer og noen ganger e-postadresse. Vi vil også ta noen notater fra samtalene med deg i anledning saken.

Vi har gjør en kvalitetssikring av alle vurderinger og beslutninger. Saksbehandleren må derfor drøfte saken med sin faggruppe, før vi kan gi deg endelig svar på om vi kan gå videre i saken eller ikke.

Registreringen av kontaktopplysninger og sakens fakta i etableringsfasen av et eventuelt klientforhold er nødvendig for vurderingen av om vi kan hjelpe deg. Videre kan det være nødvendig for å kunne inngå en avtale med deg om oppdraget. Dette kan vi gjøre etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Hvis vi allerede ved første kontakt ser at vi ikke kan gå videre med saken din, vil vi ikke registrere opplysningene dine i klient- og saksbehandlingssystemet vårt.

Klientadministrasjon:

Vi oppretter fysiske og elektroniske saksmapper for saken vi skal hjelpe deg med. Saksmappen knyttes til opplysningene som vi har lagret i forbindelse med etableringen av klientforholdet.

Når vi har definert nærmere hva saken går ut på, og hvis det da viser seg å være nødvendig for vårt videre arbeid, kan vi måtte be deg om ytterligere personopplysninger. I noen tilfeller også sensitive personopplysninger som helseopplysninger, fagforeningsmedlemskap, straffbare forhold m.m.

Dette er nødvendig for å oppfylle avtalen med deg som klient, etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b.

Håndtering av saker:

Enkelte oppdrag vil innebære at vi får tilgang til personopplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som ikke er klienter hos oss, men som likevel berøres av en sak. Slike opplysninger kan vi få fra våre klienter, eller det kan fremkomme av korrespondanse i saken.

Dersom vi har fått personopplysningene om deg fra andre enn deg selv, kan det hende at du ikke kan få vite om dette som følge av vår lovbestemte taushetsplikt. Dette fremgår av GDPR artikkel 14 nr. 5 bokstav d.

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter og annen dokumentasjon:

Saksmappene inneholder dokumentasjon og informasjon vi har fått eller innhentet i saken. Vi dokumenterer også fortløpende vår håndtering av saken i form av journalføringer i den elektroniske saksmappen.

Vi oppbevarer saksmappene også etter at saken er avsluttet. Grunnen er at det i ettertid kan oppstå spørsmål eller tvist. Den informasjonen som er lagret på saken kan da bli aktuell igjen. Da kan vi ha behov for å finne tilbake til den, både av hensyn til deg og for vår egen del.

Fysiske saksmapper makuleres etter tre eller ti år, avhengig av hvor omfattende saken er.

Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger til disse formålene er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining, jf. lovlig formål angitt over) og GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (fastsette, gjøre gjeldene eller forsvare rettskrav).

IT – Drift og sikkerhet:

Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer kan være tilgjengelige for oss, våre leverandører eller støttespillere i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet teknisk og sikkerhetsmessig vedlikehold.

Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining jf. vår legitime interesse knyttet til nevnte aktiviteter), og vår rettslige forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet etter GDPR artiklene 32 og 6 nr. 1 bokstav c.

Kunnskapsforvaltning:

I anledning din sak vil vi kunne opparbeide oss kunnskap som vi kan ha bruk for senere. Kunnskapen kan bli brukt i andre saker eller til opplæring. Vi videreformidler ikke personopplysninger. De som eventuelt får nytte av kunnskapen, får heller ikke vite at noen har hatt en lignende sak tidligere.

Behandlingsgrunnlaget er interessen i å nyttiggjøre vår kunnskap til mer effektiv rettshjelp. Dette kan vi gjøre etter GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

Statistikk:

Vårt mandat er å gi rettshjelp til dem som har størst behov for det. Støtten vi mottar er betinget av dette. For å kunne sikre at vi overholder mandatet og kunne vise til det i ettertid, må vi vurdere hvem vi skal prioritere å hjelpe og dokumentere hvem vi faktisk hjelper. Derfor må vi også be om andre opplysninger enn de det er behov for i saken. Det kan være alder, kjønn, sivilstatus, utdannelsesnivå, yrkesstatus, inntekt, gjeld og forsørgersituasjon med mer.

Dette formålet er helt grunnleggende for vår eksistens, og derfor kan vi ikke hjelpe deg hvis vi ikke får disse opplysningene fra deg.

Et annet formål med statistikkopplysninger, er å kunne påvise ulike trender eller sammenhenger i samfunnet. Noen ganger kan vi se at en problemstilling går igjen hos enkelte grupper (aldersgrupper, nasjonaliteter, studenter eller lignende). Da vil vi kunne påpeke det for eksempel i høringsuttalelser eller artikler, i forsøk på å påvirke rettstilstanden til det bedre for disse gruppene.

Disse opplysningene kommer alltid fra deg som er klient hos oss. Opplysningene behandles helt anonymt utad.

Grunnlaget for å behandle disse opplysningen er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining), med de interesser som er beskrevet i avsnittene over.

Besøk på vår hjemmeside:

For å kunne lage en så god og brukervennlig hjemmeside som mulig, er vi avhengig av noen opplysninger fra deg som besøker siden vår. De opplysningene vi samler inn er:

  • Opplysninger om din tilkobling (IP-adresse).
  • Informasjonskapsler (cookies), som er små datafiler lagres i nettleseren din.

Noe samler vi inn fordi nettsiden ikke ville fungert ordentlig uten at vi gjorde det. Annet for å gi deg en bedre brukeropplevelse. Her forklarer vi hvorfor vi samler inn opplysningene:

  • For at du skal kunne se nettsiden vår, er vi avhengig av å vite hvor du er på internett (din IP-adresse), slik at vi vet hvor nettsiden skal sendes.
  • For å forsvare oss mot misbruk, hacking, svindel eller annen uønsket eller forbudt oppførsel, blir din IP-adresse loggført hos de som drifter nettsiden vår.
  • For å huske hva du har gitt samtykke til, bruker vi informasjonskapsler (cookies). Disse kan vi senere lese av for å kjenne deg igjen når du går fra side til side eller besøker siden igjen senere.
  • Til bruk i årsrapporten vår teller vi hvor mange som besøker siden vår og hvor mange nedlastninger som gjøres av brosjyrer og lignende som er tilgjengelig på nettsiden.

Avgivelse av personopplysningene du gir oss ved å besøke vår hjemmeside er frivillig og basert på ditt samtykke. Dette behandlingsgrunnlaget fremgår av GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a. For at vi for eksempel skal kunne lagre informasjonskapsler (cookies), må du godkjenne det på forhånd. Du kan når som helst trekke tilbake samtykket, og be om at vi sletter personopplysningene.

  1. Hvem vi deler personopplysninger med

Vi er bundet av regler for god advokatskikk og er underlagt en streng taushetsplikt. Alle våre ansatte har signert en taushetserklæring i tråd med domstolloven § 218 tredje ledd. Opplysninger som blir betrodd oss i saker, blir håndtert konfidensielt.

Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn det som er nevnt i denne personvernerklæringen. Unntakene er der klienten klart oppfordrer eller samtykker til utlevering. I noen spesielle tilfeller kan også myndighetene kreve å få opplysninger dersom det er lovpålagt.

Våre leverandører av IT-tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom disse er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren etter kontrakt med oss. Leverandørene opptrer i henhold til databehandleravtaler og etter vår instruks. De kan bare behandle personopplysningene innenfor rammene av disse.

Vi har avtaler med disse databehandlerne:

  • Advisor AS, ogr.nr. 865 109 032. Advisor er leverandør av vårt klient- og saksbehandlingssystem. Systemet er nødvendig for å følge opp klienter og gjennomføre arbeidet med saker.
  • Universitetets senter for informasjonsteknologi (USIT), org.nr. 971 035 854 har databehandleravtale med vår overordnede organisasjon UiT Norges arktiske universitet. USIT er leverandør av Tjenester for Sensitive Data (TSD), som er et system for sikker lagring og behandling av sensitive data. Via TSD kan vi tilby sikre nettskjemaer for innmelding av saker og innsending av dokumenter på nettsiden.
  • Posten Norge AS, org.nr. 984661185. Vi benytter Digipost i kommunikasjonen med klienter og andre, når det er behov for en sikker og rask forsendelsesmåte.
  • Front Information AS, org.nr. 915 624 634. Dette er leverandøren av vår SMS-tjeneste. Opplysninger de behandler for oss er: mottakers mobilnummer, tekst i SMS, tidspunkt for utsendelse og mottak, leveringsstatus til mottaker, nummeropplysningsdata (oppslag fra offentlig nummeropplysning) og mottakerens teleoperatør.
  • VinnVinn Reklame AS, org.nr. 914154642. Dette er leverandøren av vår nettside jusshjelpa.no, som også bistår oss med utvikling og innholdsmessig drift av siden.
  • Serit AS, org.nr. 997843703 har databehandleravtale med vår overordnede organisasjon UiT Norges arktiske universitet om WordPress-tjenesten som vår hjemmeside er bygget i, og om hosting av siden.
  1. Lagring av personopplysninger

Lagringstiden for fysiske saksmapper avhenger av hvor omfattende saken er. Dersom vi har saksdokumenter i saken, vil vi lagre den i 10 år. Dette er anbefalt av Advokatforeningen og standard i bransjen. Lagringstiden er tre år hvis saken har gjennomgått en forenklet behandling og ikke inneholder saksdokumenter.

Ved slutten av lagringstiden sendes saksmappen til makulering.

  1. Dine rettigheter

Du har rettigheter knyttet til personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter som gjelder, kommer an på omstendighetene og avgjøres etter en konkret vurdering.

Be om innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke opplysninger vi har registrert om deg, så langt vår taushetsplikt ikke er til hinder for dette. For å sikre at personopplysningene utleveres til riktig person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skal skje skriftlig, eller at du må verifisere din egen identitet.

Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne få utlevert personopplysninger som du har oppgitt til oss, for eksempel for å overføre dem til en annen rettshjelper.

Be om retting: Du kan be om at vi retter feilaktige opplysninger vi har om deg. Hvis vi oppdager uriktige opplysninger om deg i våre systemer, skal vi også av eget tiltak rette opplysningene.

Be om sletting: Du kan be oss om å slette dine personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om sletting, men vi kan ikke gjøre det hvis det er grunner for å beholde opplysningene.

Protestere mot behandling av personopplysninger: Dersom vi behandler opplysninger på grunnlag av en interesseavveining, har du rett til å protestere på behandlingen, se personvernforordningen artikkel 21. Hvis din protest er berettiget, skal vi ikke lenger bruke personopplysningene dine. Da skal de også slettes, med mindre de behandles til andre formål som du ikke kan eller vil motsette deg.

Dersom du protesterer skal vi, uten ugrunnet opphold og normalt senest innen én måned, svare på din protest. Retten til å protestere gjelder ikke hvis:

  • personopplysningene er nødvendige for å utføre en avtale du har med oss.
  • vi er lovpålagt å behandle personopplysningene dine.
  • vi kan vise til tungtveiende grunner som må gå foran din protest. I denne vurderingen kan det ha noe å si hvordan behandlingen av personopplysningen påvirker deg.

Trekke samtykke tilbake: Dersom grunnlaget for behandling av dine personopplysninger er et samtykke du har gitt oss, kan du når som helst trekke dette tilbake ved å rette en henvendelse til oss om dette.

Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende en klage til Datatilsynet. Du finner mer informasjon på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

  1. Sikkerhet

Vi har strenge prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en trygg måte. Tiltakene er av både teknisk og organisatorisk art.

Vi gjør fortløpende vurderinger av sikkerheten og følger opp systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger. Det er inngått databehandleravtaler (se over) som pålegger våre leverandører av systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Digital kommunikasjon gjennom både våre nettskjemaer og nettside er alltid kryptert, slik at kommunikasjon ikke kan fanges opp av en tredjepart på veien mellom deg og oss.

Alle ansatte hos oss får opplæring i bruk av våre IT-systemer. Instruks for informasjonssikkerhet og personvern er en viktig del av våre interne retningslinjer. Vi er i tillegg underlagt UiT Norges arktiske universitet sine retningslinjer for informasjonssikkerhet og personvern.

Tilgang til personopplysninger, klient- og saksinformasjon begrenses til personell med taushetsplikt og/eller de som har behov for tilgang for å utføre sine nødvendige oppgaver for oss.

  1. Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Siste versjon vil alltid ligge tilgjengelig på vår nettside. Ved vesentlige endringer er vi pålagt å varsle om dette.

  1. Kontakt oss

Du kan ta kontakt med oss dersom du har spørsmål, kommentarer eller du vil utøve dine rettigheter.

Jusshjelpa i Nord-Norge

Adr.: UiT Norges arktiske universitet

Breivika senter 9037 Tromsø

Tlf. 77644559

E-post: leder@jusshjelpa.uit.no (ta primært kontakt via telefon eller post og send oss ikke under noen omstendigheter sensitiv informasjon per e-post)

Vi vil svare på din henvendelse kostnadsfritt, så fort som mulig og senest innen 30 dager.